Een welkomsflow instellen voor nieuwe inschrijvingen Mailchimp.

Je e-mail marketing strategie kan tal van geautomatiseerde e-mailflows bevatten. Een onmisbare is de welkomstflow. En mocht je nu denken “Een geautomatiseerde e-mailflow is toch enkel voor de grote spelers in deze wereld weggelegd?”, dan ga ik jou in dit blog het tegendeel aantonen. Het aanmaken van bijvoorbeeld een welkomstflow is namelijk heel eenvoudig en daarom ook relevant als je niet voor een Zalando of Bol.com werkt. In dit blog duiken we even kort in op e-mailflows, ga ik je stap voor stap uitleggen hoe je een welkomstflow voor nieuwe abonnees instelt in Mailchimp en geef ik je nog enkele tips zodat je direct van start kan gaan.

Even terug naar de basis: wat is een e-mail automation flow

Eigenlijk zegt de naam het al een beetje: met een e-mail automation flow verstuur je geautomatiseerd e-mails met de juiste content op het juiste moment naar de juiste personen die in een flow terecht zijn gekomen. Een ontvanger moet aan bepaalde voorwaarden voldoen waarbij de voorwaarde de trigger is. Het juiste moment wordt bepaald door een trigger die de flow in gang zet. Enkele voorbeelden van geautomatiseerde e-mail flows zijn natuurlijk de welkomstmails (waarbij aanmelding de trigger is), maar ook verjaardagsfelicitaties (waarbij de geboortedatum de trigger is), review e-mails die na de koop van een product of dienst worden verzonden (waarbij de koop de trigger is), win-back e-mails naar abonnees die al een tijdje geen interactie hebben gehad met jouw e-mails (waarbij het gebrek aan interactie de trigger is) en verlaten winkelwagentjes waar nog wat producten in liggen (waarbij het niet afrekenen van de inhoud van de winkelwagen de trigger is).

Om je een idee te geven hoe zo’n flow (in dit geval een verlaten winkelwagen flow) op gang kan komen, neem ik je even mee in een voorbeeld van afgelopen week. Ik was door mijn Instagram aan het scrollen toen ik wat leuke kersthangers voorbij zag komen in mijn feed. Een perfecte timing zo tijdens mijn online zoektocht naar leuke kerstcadeaus. Omdat ik niet snel kon vinden wat de verzendkosten waren, begon ik aan het bestelproces nog zonder de intentie te hebben om een hanger te kopen. In een van de eerste stappen van het bestelproces heb ik mijn e-mailadres ingevoerd en na een paar klikken zag ik de verzendkosten verschijnen in het betaaloverzicht. Omdat ik er nog even over na wilde denken klikte ik de site weg en scrolde ik lekker verder door mijn Insta. De volgende ochtend verscheen er een mailtje in mijn inbox: als ik de hanger nog wilde hebben moest ik snel zijn, want de voorraad vloog eruit. Slim toch? 

Wat is een welkomstflow?

Oké, terug naar de geautomatiseerde welkomstmail. Een welkomstmail is eigenlijk een welkomstboodschap die je per mail verstuurt aan mensen die nieuw in je e-maildatabase komen. Dit kan bijvoorbeeld een potentiële klant zijn die een whitepaper heeft gedownload en zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of nieuwe klant die net een account heeft aangemaakt. Je welkomstmail is dus eigenlijk de allereerste e-mail die je vol-automatisch stuurt naar de ontvanger en waarin je hem of haar natuurlijk graag een warm welkom wilt geven. Daarbij is dit ook het perfecte moment om iets meer over jezelf te vertellen, een promotiecode of andere giveaway te delen. En naast dat het de eerste mail is, gaat het waarschijnlijk ook je best gelezen e-mail zijn want de relevantie is super-hoog. So better make it a good one!

Een welkomstflow instellen in Mailchimp

Nu je in grote lijnen weet hoe e-mail automation werk en wat een welkomstmail is, is het tijd om in de praktijk aan de slag te gaan. Ik ga je nu laten zien hoe je zo’n flow in Mailchimp kan instellen. Kijk je mee?

Stap 1: Inloggen

Natuurlijk is de allereerste stap inloggen op jouw Mailchimp account. Mocht je die nog niet hebben, maak er dan even een aan via https://mailchimp.com/. Mailchimp is gratis tot 2.000 contacten, dus je hoeft je geen zorgen te maken over (onverwachtse) abonnementskosten.

Stap 2: Een geautomatiseerde e-mail aanmaken

Als je ingelogd bent en je het dashboard voor je ziet klik je in het linker menu op ‘Create’, het potlood icoon. Daarna klik je in het volgende venster op e-mail, omdat we een geautomatiseerde e-mail gaan maken.

Stap 3: kiezen voor ‘Welcome new subscribers

In de volgende stap klik je eerst op ‘Automated’, vervolgens op ‘Subscriber Activity’ en daarna op ‘Welcome new subscribers’. Op het tabblad ‘Single email’ gaan we de welkomstcampagne een campagnenaam geven. Als ik een kleine suggestie mag doen: kies bijvoorbeeld voor ‘Welkomstmail’. Als tweede ga je hier een doelgroep (Audience) aan koppelen. Iedereen die zich voor deze doelgroep aanmeldt zal de welkomstmail ontvangen.

Stap 4: de mailing instellen

En nu: klaar! Of ja, in grote lijnen. Zoals je ziet zijn er al heel wat dingen automatisch gegenereerd voor deze campagne: Bij ‘From’ staat al een naam en e-mailadres als afzender omdat dit gekoppeld is aan de doelgroep die ik heb gebruik. ‘Subject’ is ook al standaard ingevuld en voor de welkomstmail bij ‘Content’ wordt gebruik gemaakt van een template. Theoretisch zou je hier dus al mee van start kunnen gaan, maar ik kan mij voorstellen dat je de e-mail(instellingen) wat wilt fine-tunen. Bijvoorbeeld het moment waarop deze mail verzonden moet worden. Denk vervolgens ook aan de look and feel én de boodschap zoals ik al eerder aanhaalde. Hoe je de instellingen wijzigt ga ik je nu laten zien.

Verzendvertraging
Standaard wordt de mail direct verstuurd nadat iemand aan de gekoppelde doelgroep is toegevoegd. Wil je dat er vertraging zit tussen het moment van aanmelden en moment van verzenden? Klik dan op ‘Edit Delay’. Je kan kiezen voor een vertraging van 1 uur, 6 uren en 1 dag.

Afzender wijzigen
Wil je wijzigen hoe jij als afzender wordt weergeven in het postvak van de ontvanger? Klik dan op ‘Edit From’. Hierbij kan je de naam en het e-mailadres wijzigen. Bij ‘Edit Subject’ kan je zowel het onderwerp van de mail als de voorbeeldtekst wijzigen. De voorbeeldtekst is de zin die na de onderwerpregel wordt weergeven in de inbox van de ontvanger. Je ziet hem hieronder in het rode kader staan.

E-mail bekijken en wijzigen
Ben je benieuwd hoe de e-mail wordt vertoond aan de ontvanger? Ga dan met je muis over het voorbeeld van de e-mail heen en klik op ‘Preview’. Als je deze preview mode weer wilt afsluiten, klik dan op het kruisje rechtsboven. Wil je het design of de boodschap bewerken? Klik dan op ‘Edit Design’. Het bewerken van het design en de boodschap werkt eigenlijk vrij intuïtief en je kan er alle kanten mee op, dus leef je uit!

Geavanceerde workflow

Wil je meer e-mails toevoegen aan de welkomstcampagne, zodat je een serie geautomatiseerde e-mails verstuurd? Of misschien segmentatie toepassen? Dat kan! Hiervoor selecteer je ‘Use advanced settings’ en kan je de meer geavanceerde instellingen toepassen. Let wel op: zodra je geswitcht bent naar de geavanceerde editor kan je niet meer terug naar de one-click versie. Natuurlijk kan je wel een nieuwe one-click versie aanmaken.  

Tips voor een welkomstflow

Tot slot deel ik nog graag een paar van onze best practices voor je welkomstmail:

1. Direct versturen: ‘het ijzer smeden als het heet is’ sluit perfect aan op de welkomstmail. Niets is zo vervelend als je ergens voor aanmelden en niet direct een bevestiging krijgen, al dan niet voor de dubbele opt-in. De welkomstmail direct versturen is niet voor niets de default instelling.
2. Mogelijkheid om de flow te laten bestaan uit meerdere e-mails: ik beschreef het al in de alinea over de geavanceerde workflow: je kan een welkomstcampagne laten bestaan uit een serie e-mails. Zo meldde ik mij laatst aan voor de nieuwsbrief van een zonnepanelen leverancier. Ze startte met een mail om mij welkom te heten en mij meer over het bedrijf te vertellen. Later ontving ik opvolgend e-mails over onderwerpen zoals: waar je op moet letter bij het kopen van zonnepanelen, wat het verschil is tussen blauwe en zwarte zonnepanelen, hoe kan je berekenen hoeveel panelen je nodig hebt en wat de terugverdientijd is van zonnepanelen. Superhandig én relevant!
3. Geen no-reply: je kent het wel: je ontvangt een mailtje van een bedrijf vanaf no-reply@bedrijfsnaam.nl. Dat is nou niet bepaald een heel warm welkom voor je nieuwe abonnee die graag op de hoogte wilt blijven van jouw informatie. nieuwsbrief@bedrijfsnaam.nl is dan een stuk vriendelijker én beschrijvender.
4. Personaliseer waar mogelijk: heeft je nieuwe abonnee al persoonlijke informatie kenbaar gemaakt via een (aanmeld)formulier, zoals bijvoorbeeld een naam? Gebruik deze informatie dan ook in je welkomstmail(s). Niets is zo onpersoonlijk als het gebruik van ‘Beste,’ terwijl jou net is verteld hoe ze heten.

Zo zie je maar, een automatische welkomstmail versturen is voor iedereen weggelegd! Kom je er onverhoopt toch niet uit of besteed je dit soort zaken liever uit aan een betrouwbare partner? Overweeg dan eens onze e-mailmarketing dienst. Neem voor meer informatie gerust eens contact met ons op!