Vlookup – Essentiële Microsoft Excel tips voor elke online marketingmanager

In het leven van een online marketeer speelt data en het analyseren ervan een centrale rol. Dit dagelijks verwerken van een berg data wordt ook weleens het werken met “big data” genoemd. Het vindt voornamelijk plaats in Microsoft Excel en in deze mini blogseries wil ik de Excel formules bespreken waar wij, als online marketeers, regelmatig gebruik van maken voor het analyseren van data. De eerste die ik onder de loep wil nemen is de Vlookup-functionaliteit.

Wat is Vlookup?

De Vlookup Excel functie, in het Nederlands een opzoektabel, is een essentiële Excel tool om data van een specifieke kolom op te halen. Als online marketeers gebruiken wij deze functie regelmatig, op verschillende manieren en voor meerdere doeleinden. De ‘V’ in Vlookup staat voor ‘verticaal’. Met andere woorden, de praktische functie van de Vlookup formule is om overeenkomstige waarden uit twee verticale kolommen aan één tabel toe te voegen.

Wanneer pas je de Vlookup toe?

Stel je eens voor: jouw klant haalt zijn front-end data (zoals impressies, klikken en mediakosten) direct uit de zoekmachine (zoals Google Ads), maar de back-end data (denk aan conversies zoals leads) komt binnen via een derde partij (zoals Omniture). De klant vraagt om een overzicht van de performance metrics zoals klikken en leads op zoekwoordniveau. Hoe ga je deze data combineren? Je hebt duizenden zoekwoorden! Het zal je uren gaan kosten om deze data handmatig aan elkaar te koppelen. Dit is waar de Vlookup-functionaliteit jouw redder in nood is.

Hoe zet je de Vlookup in?

Verzamel de benodigde data van de verschillende bronnen, in dit voorbeeld van Google Ads en Omniture, en plaats deze in de werkbladen van een Excel bestand. In dit voorbeeld bevat het front-end werkblad de data van Google Ads en het back-end werkblad die van Omniture. Vergeet niet dat beiden data pulls dezelfde datumreeks moeten hebben.

Voorbeeld Excel werkblad van front-end data uit Google Ads

Voorbeeld Excel werkblad van back-end data uit Omniture

Now the fun begins. Nu wil je de back-end data gaan koppelen met de front-end data op zoekwoordniveau. In dit geval gaan wij te werk vanuit het front-end werkblad als de tabel waar de waardes van de back-end werkblad worden ingeladen. Dus, met de Vlookup-functie gaan wij Excel vertellen dat wij de back-end waarden die op zoekwoordniveau toegeschreven zijn, willen ophalen naar de front-end datatabel. Hiervoor gebruiken we de volgende basisformule:

=VLOOKUP (value, table, index, [range_lookup])

Deze formule geven we als volgt vorm:

Waarden / Value

Dit zijn de waarden die uit de eerste kolom worden gehaald, het ankerpunt waar we de data aan willen koppelen. In dit geval koppelen we de data op zoekwoordniveau, dus gebruiken we de zoekwoorden data welke begint in kolom B3. De formule begint met:

=VLOOKUP(B3

Vergeet niet dat je elk deel van de formule onderscheidt met een het ; teken voordat je verder gaat naar het volgende deel.

Table

Dit refereert naar de tabel waar we de waarden willen ophalen. Hierbij selecteren we de kolommen die van toepassing zijn. Als we de ‘downloads’ waarden willen ophalen, selecteren we kolom B, de ankerwaarden, tot en met kolom D, de downloads die we willen binnenhalen. Het is zo simpel als het selecteren van de kolommen met je muis. Wanneer je dit doet vult Excel de rest automatisch in en dat ziet er dan als volgt uit:

=VLOOKUP(B3;’BACK-END’!B:D

col_index

De col_index representeert de kolom in de tabel met de waarden die we willen binnenhalen. In dit voorbeeld zijn dat de downloads. Dit communiceer je met Excel door het nummer te gebruiken van de kolom die je wilt ophalen.

Tel het aantal geselecteerde kolommen totdat je bij de kolom uitkomt waarvan je de waarden wilt ophalen. In dit geval is dat nummer 3 zoals hieronder geïllustreerd. Dan ziet je formule er als volgt uit:

=VLOOKUP(B3;’BACK-END’!B:D;3

Voorbeeld Excel werkblad met col_index formule

range_lookup

Het laatste deel van de formule is waar je de voorkeur aangeeft hoe specifiek Excel is met het koppelen van de ankerdata. Hierbij heb je twee opties. Wanneer je optioneel koppelen gebruikt vul dan TRUE (= ongeveer) in. Ik maak in dit voorbeeld gebruik van de tweede optie, dat is FALSE (= dus een exacte match):

=VLOOKUP(B3;’BACK-END’!B:D;3;FALSE)

Et voilà, druk op enter, haal de formule reeks naar beneden en Excel doet de rest voor jou:

Voorbeeld Excel werkblad met resultaat Vlookup

Je weet nu hoe met met behulp van de Vlookup-functionaliteit van Excel overeenkomstige waarden uit twee verticale kolommen (op meerdere werkbladen) aan één tabel toe kunt voegen. Ik hoop dat je hier iets aan hebt. Als je nog opmerkingen, tips, vragen of ideeën hebt dan hoor ik graag van je. Veel succes!