Tips voor transparantie in de wirwar van koppelingen tussen diensten van Google
Het begint vaak eenvoudig: je maakt een Google account aan voor bijvoorbeeld je YouTube kanaal of bij het starten met Google Ads. Het wordt echter vaak lastiger wanneer er meer en meer Google diensten worden toegevoegd aan je ‘portfolio’. Je ziet door de bomen het bos niet meer, want hoe zat het ook al weer? Lang geleden een mailadres aangemaakt voor YouTube, maar geen idee meer wie in het bedrijf daar de inlog van heeft. Een gegeven dat steeds vaker voorkomt door het alsmaar groeiend aantal diensten van Google in de afgelopen jaren. Daarom in dit artikel een aantal tips die je mogelijk helpen bij het goed structuren van je accounts en mailadressen van Google diensten.
#1 Gebruik nooit je persoonlijke mailadres
En daar is een belangrijke reden voor. Wat als jij het ooit het bedrijf verlaat en de meeste Google diensten aan jouw mailadres zijn gekoppeld? Dat is vervelend voor jezelf, maar nog vervelender voor jouw collega’s. Het is namelijk bijzonder lastig en vrijwel niet mogelijk om geheel zonder verlies van content het gekoppelde mailadres te wijzigen dat ooit is gebruikt bij het opstarten van diensten. Maak daarom altijd een nieuw (algemeen) mailadres aan voor je gebruik gaat maken van (nieuwe) diensten van Google. Denk hierbij aan bijvoorbeeld ‘webanalytics@voorbeeld.nl’ voor het maken van een Google Analytics account. Voorkom daarom een hoop zorgen en laat je persoonlijke mailadres vooral persoonlijk.
#2 Breng in kaart hoe koppelingen lopen
Je denkt nu vast dat dit relatief eenvoudig is. Toch valt het misschien tegen. Google heeft inmiddels zo ontzettend veel diensten die vaak ook gekoppeld kunnen worden, dat het soms best onoverzichtelijk wordt. Ga maar na: Google Ads, Mijn Bedrijf, AdSense, YouTube, Boeken, Maps, Gmail, Drive, Plus, Analytics en ga zo maar even door. Van veel van deze diensten maak je ongetwijfeld gebruik als bedrijf. Daarom is het zeker zinvol in kaart te brengen hoe bepaalde koppelingen lopen en met name welke mailadressen hiervoor gebruikt worden. 
Het kan namelijk voorkomen dat Google een inactief mailadres ziet en vervolgens koppelingen annuleert. Wanneer je dan niet goed in kaart hebt hoe koppelingen lopen is het een hele zoektocht te achterhalen hoe de vork in de steel zit. Daarbij komt ook nog het eerdergenoemde verlies van inloggegevens van een mailadres (mogelijk ook de reden waarom Google het mailadres als inactief ziet). Maak daarom een overzichtelijk schema waarin je verschillende ‘lijnen’ visualiseert inclusief bijbehorende gegevens. Zo voorkom je vervelende situaties in de toekomst.
#3 Koppeling Google Ads en Google Analytics
Naast de voorgaande tips is het zinvol in te zoomen op de koppeling tussen Google Analytics en Google Ads. Hier zijn namelijk vaak raakvlakken te zien met problemen die ontstaan in relatie tot een Google account. De reden dat je deze koppeling wil maken is overigens het verkrijgen van inzichten uit Analytics in Ads en vice versa. In principe is het maken van de koppeling relatief eenvoudig. Het wordt echter ingewikkelder – en dat is de kern van deze tip – wanneer er meerdere Ads en Analytics accounts zijn die met elkaar gekoppeld moeten worden. 
Google heeft namelijk als voorwaarde dat er maar één Google account (lees Gmail adres) met één en hetzelfde Google Analytics en Google Ads account kan worden gekoppeld. Dat klinkt ingewikkeld? Voorbeeld: stel, je hebt een aantal webshops met verschillende Google Ads accounts onder één MCC (My Client Center) hangen, dan dien je per koppeling een uniek Google account te hebben. Houd dit dan ook simpel en maak voor elke losse webshop een eigen account aan inclusief koppeling. Zorg ervoor dat deze werkwijze blijft. Dat wil zeggen; wanneer over een paar jaar een nieuwe webshop wordt toegevoegd je hier dezelfde werkwijze toepast. Van uiterst belang is om dit zorgvuldig te doen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Tot slot: documenteer de mailadressen en wachtwoorden in een document dat voor iedereen (of de personen die gemachtigd zijn) beschikbaar is. Concluderend zijn veel tips niet hyper-innovatief, maar wel van grote waarde. Ga dus eens na hoe de koppelingen en mailadressen nu gedocumenteerd staan. Staat dit niet echt lekker? Maak je dan even een uurtje woest en zet alle zaken transparant neer. Ga na of je nergens persoonlijke mailadressen gebruikt (ook van collega’s), breng in kaart hoe koppelingen lopen en check als laatste ook nog even de koppeling(en) tussen Google Ads en Google Anlaytics. Resultaat: nooit meer dat gevoel van paniek bij de mogelijkheid om eventuele content/data te verliezen.
